Бесплатная юридическая консультация

Бесплатная консультация юристов и адвокатов по разным вопросам

Согласование отдельного входа

Согласование перепланировок квартир, коммерческой недвижимости, отдельных входов, переустройств помещений в целом

Заказать услугу

Услуги юристов и адвокатов по вопросам обращайтесь по тел.:8(495)587-12-58 или отправьте заявку

vedenie-delovoj-perepiski-1Грамотно писать – это не прерогатива образованного человека, а необходимость. Если же вы работаете с клиентами, партнерами, активно взаимодействуете с коллегами из других подразделений или являетесь собственником своего бизнеса, для вас грамотно писать – жизненная необходимость. И речь здесь не столько об умении излагать свои мысли (хотя и об этом тоже), сколько об умении правильно и четко донести мысль, дать мотивацию к действию, элегантно выйти из конфликта. Все это – основы деловой переписки.
Азы письма.

Цель деловой переписки – достижение обоюдного согласия или выгоды сторон процесса. Деловая переписка может вестись на аналоговых носителях, однако сейчас больше распространены переговоры он-лайн, посредством электронных писем.

Основные принципы переписки:

  • Грамотность. Написанные с ошибками слова убедят собеседника в вашей необразованности;
  • Лаконичность. В бизнесе люди не привыкли тратить время на пустую болтовню;
  • Наличие четко выраженной позиции. Вы должны отдавать себе отчет, зачем вы пишете, какую цель вы преследуете;
  • Корректность и уважение к собеседнику. Вступая в переписку, вы должны отдавать себе отчет, что человек по ту сторону экрана также имеет свои цели;
  • Деловой этикет. Бизнес-переписка в корне отличается от неформальной заранее установленными нормами и правилами, которые соблюдают обе стороны.

Несоблюдение любого из этих принципов понижает эффективность вашего письма и настраивает против вас собеседника.
Письменное слово - не воробей.
Еще один важный аспект деловой переписки: в любом споре или конфликтной ситуации она может быть аргументом/доказательством как в вашу пользу, так и против вас. Доводы о том, что «я писал обычное письмо, и оно не является документом» здесь не работают.

Именно поэтому:

  • Никогда не давайте в деловой переписке заведомо ложные сведения или пустые обещания. Вас могут заставить исполнить их;
  • Ни при каких обстоятельствах не переходите на личности, не отзывайтесь негативно о своих партнерах (даже если этот партнер - конкурент вашего собеседника). Письмо может случайно попасть в руки адресату высказывания, и он разорвет с вами отношения. А случайное оскорбление вообще может стать поводом к судебному разбирательству.

Помните, даже если вы удалите письмо, оно сохранится у вашего собеседника. Но даже если его удалят оба пользователя, текст все равно сохранится на сервере. Несколько раз подумайте, прежде чем нажать кнопку «Сохранить черновик» или «Отправить».
Современный бизнес – сложная система, в которой невозможно ориентироваться без помощи профессионалов. Если вы не уверены в своем умении вести переписку, обязательно привлекайте специалистов по коммуникациям и юристов. Они помогут подготовить грамотный ответ, избежать конфликта и обезопасить вас от моральных и, что немаловажно, финансовых потерь.

04

 

Часто задаваемые вопросы:

 

Вопрос: Прочитала, что Вы оказываете услуги по ведению деловой переписки. В нашей организации в основном эта задача лежит на мне. Можете открыть несколько секретов по составлению деловых писем?
Ответ: Деловая переписка, являясь одной из форм оборота делового общения, позволяет в отличие, например, от устных форм, дать более детальное, последовательное и, главное, наглядное представление вопроса.
Есть общие правила и требования к оформлению деловой переписки. Поскольку Вы отвечаете за ведение деловой переписки в своей организации, то общие правила, Вам конечно, уже известны. Это касается, как оформления, так и содержательной части. Например, общеизвестно, что ведение деловой переписки практически исключает использование эмоциональных рассуждений и выводов и подразумевает применение четких логических цепочек.  Приводимые факты, должны быть достаточными, вескими и актуальными по содержанию и современности.
Наверное, Вам будут полезны следующие рекомендации при ведении деловой переписки, которые мало известны.
Хотя мы обсуждаем ведение деловой переписки, то есть оборот официальной документации, лишенной всякой эмоциональности, важно помнить, что участниками деловой переписки являются специалисты, менеджеры, чиновники. И это все люди со своей психологией. Если Вы ведете с конкретным исполнителем не первый раз,  то проведя простой анализ употребляемых слов, Вы сможете создавать предпосылки для более успешных результатов деловой переписки. Так, если Вы обратите внимание, какие слова употребляет автор при информировании о позитивных обстоятельствах и будете их применять в своих сообщениях, то вероятность положительного результата Вашей деловой переписки увеличится. При этом следует избегать слов, которые использует в переписке контрагент для описания отрицательных обстоятельств.
Также никто не отменял таких основ общения, которые в равной степени справедливы и для деловых отношений: уверенность, уважительность, умеренность.
И очень важно! Существует определенное правило эффективного изложения аргументов в деловой переписке: сначала приводится сильный аргумент, в центральной части письма даются средние по силе аргументы. А  завершается доказательная часть самым мощным аргументом.  
Опыт ведения деловой переписки нашими сотрудниками только подтверждает все вышесказанное.
С уважением, коллектив юридической службы.

 

Нужна помощь юриста? Звони:

тел: 8 (965) 216-79-26

Или напиши: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Задать вопрос юристу

Имя:
E-mail:
Телефон:
Ваш вопрос:

Юридические услуги